Prosedyrer

Roller omtalt her:

• Tjenesteutvikler (Synnøve Nymark Aasen, Kjell-Åge Tingstad)
• Produkteier (John Petter Skjetne)
• Fagansvarlig (Monica Ramberg)
• Utviklingsteam (Kasper Røstvold, Roger Aunet, Torild Kulseth Klemetsaune)
• NHN kundesenter
• Superbruker
• Brukere

Ny database i eFORSK (prod)

Utføres av fagansvarlige.

Forberedelser

• Det må først foreligge en avtale om bruk av eFORSK. Informasjon fra denne brukes for å sette opp databasen.

Hvis ePROM:

• Opprett bestillersystem i ePROM:
  • Logg inn i ePROM PROD og ePROM QA
  • Gå til Bestillersystemer, velg Nytt bestillersystem
  • Bestillersystemet skal ha samme navn som prosjektet (max 100 tegn). NB: Fyll kun ut feltet ‘Navn’, ikke feltet ‘Navn - Ikke sensitiv’
  • Kryss av sjekkboksen eFORSK
  • API base URL skal være: https://app-eforsk.nhn.no/eforsk (både QA og PROD)
  • Ta vare på begge API-nøkler
  • Alle andre felter kan stå tomme
  • Lagre bestillersystem

Når dette er gjort, gå videre med selve opprettelsen i eFORSK

• Aktiver database på https://eforsk.nhn.no/ (Logg inn med rolle Administrator på enhet Administrasjon), gå til Databaser
  • Fyll inn alle felter og kryss av for bestilte funksjoner.
  • Dersom ePROM skal brukes, legg inn API-nøkler for hhv PROD og QA/TEST.
  • Lagre database. Dersom ePROM er aktivert, velg ‘Test ePROM’. Begge skal ha status ‘Tilkoblet’, da er det kontakt mellom eFORSK og ePROM.
• Hvis gjenstående ledige databaser har nådd 3 eller mindre, kontakt tjenesteutvikler og meld fra om dette slik at bestilles opp flere fra NHN

Tildele roller i FALK

Vær nøye på å gi riktige tilganger, KRITISK punkt.

Superbruker for prosjektet må eksistere i FALK (hvis ikke må vedkommende bes om å søke om tilgang på https://falk.eforsk.nhn.no/u/apply?app=eFORSK. Det er ikke mulig å tildele roller til brukere som aldri har vært innlogget i FALK.

Gi tilgang til superbruker i FALK, så vil superbruker ta seg av videre tilgangstildeling for databasen. Superbruker trenger to ulike roller til den nye databasen:

• Superbruker: Finn superbrukeren under Søknader, trykk på den, administrer tilgang og tildel rollen Superbruker på riktig database
• Tilgangstildeler: Under Tilgangstildeler, søk opp superbruker, sett som tilgangstildeler på riktig database (NB: ikke velg ‘Alle enheter’)
• Informer superbruker om at databasen er klar

Planlegging av ny versjon

Utføres av utviklingsteam, fagansvarlige, tjenesteutvikler og produkteier

Produksjonssetting av ny versjon

Utføres av utviklingsteam (?)

• Hold endringslogg i brukermanual oppdatert på endringer og datoer fortløpende
• Logg på eFORSK prod i administrasjon og opprett nye varsler for ny versjon (se tidligere varsler for eksempel her)
• (Send ut e-post til alle aktive brukere siste måned med varsler om ny versjon?)
• Etter produksjonssetting, sjekk status på integrasjoner i eFORSK administrasjon
• Følg opp feil og advarsler i splunk
• Oppdater brukermanual

Nytt ePROM skjema

• Digitalt skjema: superbruker kan selv godkjenne ePROM-skjema for sin database. Administrator kan også godkjenne skjema (for alle databaser). Dette gjelder digitale skjema.
• Papirskjema: en prosjektleder i Hemit systemutvikling må involveres med testere før papirskjema kan bestilles, dette er en prosess som tar uker - så det lønner seg å komme i gang tidlig.

Henvendelser fra brukere

Skjer i følgende rekkefølge:

Brukere (og potensielle brukere) av eFORSK skal via sin forskningsavdeling få en superbruker som dem henvender seg til. For de fleste vil dette kunne være eforsk@stolav.no. Brukere skal ikke ha direkte kontakt med andre i normale tilfeller. Brukere og superbrukere støtter seg først og fremst på brukermanualen.

Hvis superbruker ikke kan hjelpe eller har svar, tar superbruker videre kontakt med fagansvarlig, produkteier eller utviklingsteam.

Utviklingsteam oppdaterer brukermanual der det er hensiktsmessig.

Feil i løsningen

Brukere tar kontakt med NHN kundeservice som anvist i footer på eFORSK.

NHN kundesenter tar i tur kontakt med utviklingsteam hvis de ikke kan bistå.

Ny demodatabase i eFORSK (mrsweb)

Utføres av fagansvarlig? Evt utviklingsteam..

Når en person vil ha demodatabase;

• Finn ledig statisk fødselsnummer i test p-reg
• Logg på administrasjonen som administrator på https://mrsweb.hemit.org/eFORSK/
• Finn ledig database.
  • Legg personens navn i databasenavnet.
  • Legg inn personens navn i “Navn på databaseansvarlig “.
  • Legg til fødselsnummer i fakturafeltet slik at vi har det lagret
  • Aktiver ePROM, gjenbruk API nøkler fra andre databaser
  • Aktiver alle funksjoner til utprøving
• Logg på falk med fødselsnummeret og søk tilgang til databasen
• Logg på falk som eFORSK administrator og finn søknaden, gi databaseansvarlig rollen til databasen, og tilgangstildeler rollen til databasen.